PPP: Operar no debería sentirse como un "Escape room"

Introducción

Les presento uno de los frameworks más sencillos y poderosos para operar equipos: el PPP (pi-pi-pi, para los fans del spanglish). Es un método básico para operar correctamente porque se enfoca tanto en comunicar como en dar seguimiento.

Fue creado por Bernhard Boser (profesor en UC Berkeley) y se hizo famoso cuando empresas como Skype y varias startups de los 2000 lo adoptaron.

¿Para qué sirve?

Su propósito es muy simple: 👉🏼 ayudar a equipos y líderes a entender, priorizar y comunicar de manera rápida y sin rodeos.

Como este es un tema relativamente básico, lo vamos a aterrizar con una historia real. Así lo hacemos más práctico y menos teórico.

La primera vez que escuché de esta metodología fue hace unos 7 años, en mis primeras experiencias dentro de fintech. Yo llegaba todos los días a las 7:35 am, donde mi jefe (siempre llegaba antes que yo... juraba que allí vivía) ya me esperaba con una hoja de papel en mano: el listado diario de tareas; siempre escrito a mano y con cajitas para tachar cuando se fueran cumpliendo los trabajos.

Entrando a la oficina me quitaba el casco de mi Vespa. Después caminaba hacia mi "open desk" pasando por enfrente del comedor... todavía no me sentaba cuando Xavier, mi jefe, ya me estaba enseñando la lista. Yo ya sabía lo que seguía: bajaríamos por un café y platicaríamos del día anterior, de lo que venía hoy y de los chismes nacionales.

Para que se sientan a un lado mio imagínense un típico día chilango: nublado, con viento, la luz del sol rebotando entre edificios y el ruido de Insurgentes como soundtrack. Gente corriendo por todos lados, todos en "friega" y me inventaba historias de a dónde iban con tanta prisa mientras escuchaba a Xavier.

Apenas entrábamos en el elevador empezaba el PPP sin que se sintiera un PPP (mucha gente objeción que hacer esto es de hueva... yo creo que la gente que lo hace asi no tiene mucha creatividad o no se ha molesto en hacer una mejor experiencia a su equipo...). Xavier lanzaba preguntas:
☕️ "¿Cómo te fue ayer con las campañas de Google?"
☕️ "Hoy tenemos que adquirir X leads con tanto presupuesto."
☕️ "Por cierto, el sitio va a estar en mantenimiento mañana y no mandar trafico no hace sentido, asegúrate de que no haya campañas prendidas. ."
☕️ "¿Cómo vas con Marylin? ¿Ya fluye el tema con diseño?"

Platicábamos de proyectos, problemas y planes. Todo fluía sin agenda formal, pero cada pieza iba cayendo en su lugar.

El mail diario

Después la magia ocurría.... Cuando regresaba, abría la compu y buscaba el último correo titulado: "Update Diario: Ops Prospecting". Ahí venía el PPP disfrazado de bitácora:

• Meta de ayer vs. lo que pasó.
• Si íbamos en línea con el plan semanal.
• Objetivos y riesgos del día.

Y lo mejor: cada métrica importante tenía su explicación breve, clara y accionable. Algo así:

• El CAC de Facebook e Instagram está 10% abajo, pero el volumen cayó 30% porque la plataforma nos pausó anuncios por infracción. Ya lo alineamos con diseño para resolverlo hoy.
• La tasa de conversión de lead a primera llamada subió 5%, gracias a mejor segmentación.
• El costo por primera llamada subió 15%, explicado por el perfil más premium que estamos tocando.

Esto pasaba todos los días, antes de las 8:00 am, antes de que llegara el leadership (lidership) team. Nos asegurábamos que fuera lo primero que leían y que dejaran feedback para ajustar sobre la marcha. Visibilidad total, consistencia brutal.
(Nadie entendía cómo nos daba la vida para estar tan temprano con todo listo)... con un café basta.

Por otro lado... En el mismo piso había otros equipos sin un método claro. Puro bomberazo, estrés y reuniones eternas. Recuerdo como si fuera ayer gritos de lado a lado: "Hector ya hiciste esto?... Miriam, como va 'z'? ... Anahí ya fuiste a visitar a pepito?"... y sobre la marcha iban operando y resolviendo cosas. Se estresaban todos los días con tareas muy básicas. Yo me reía porque no creía que asi estuvieran haciendo las cosas...

De verdad, no es que trabajaran más o menos que nosotros, no que fueran mas o menos inteligentes. Simplemente no tenían el hábito de alinear prioridades desde temprano. Todo lo resolvían "en el vuelo", apagando fuegos.

Moraleja

Si bien yo aprendí esto de forma orgánica, el corazón del PPP es este:

✅ Tener un plan claro.
✅ Comunicar en qué estás trabajando y tu progreso.
✅ Levantar la mano cuando algo se trabe.

Sin eso, no hay forma de priorizar ni avanzar de manera consistente.

El trabajo puede ser estresante, pero operar no debería serlo. Operar bien debería darte claridad y tranquilidad para tomar mejores decisiones, no para vivir en modo crisis permanente.

Si crees que puedo ayudarte a mejorar la operación de tu compañía y crear un sistema donde todo fluya sin tantos dolores de cabeza, ya sabes dónde contactarme. ✌️